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POP LEG-18 · Legalização · Eventual · complexidade alta

Onboarding de Cliente Novo

Este é um dos 118 processos que a Potencialize documenta nos escritórios da Assessoria Elite. Abaixo, a prévia. Leia comparando com o que o seu time faz hoje.

Objetivo

Realizar o processo de entrada de clientes garantindo que cada departamento operacional execute suas tarefas para receber um novo cliente.

Materiais e sistemas
  • Software Contábil
  • Software de Comunicação
  • Software de processos
  • Software Financeiro
Documentos gerados
  • Contrato de Prestação de Serviço Assinado
  • ATAs das Reuniões
Recomendação Potencialize

Ter clareza neste processo e transparência com todos os setores, ter uma pessoa responsável para acompanhar o cliente e também comunicar internamente cada trâmite

Descrição · primeiros 3 de 8 passos
  1. Responsável da Legalização:
    • Concluir a Abertura de Empresa, segundo o POP LEG-01 de “Abertura de Empresa”;
    • Passar informações da empresa para o Financeiro elaborar o contrato de prestação de serviço;
  2. Responsável do Financeiro:
    • Receber o comunicado da Legalização informando sobre a conclusão da abertura da empresa;
    • Elaborar o contrato de prestação de serviço, segundo POP FIN-12 de “Elaboração do Contrato de Prestação de Serviço”;
    • Verificar negociações atualizadas com o Comercial;
    • Solicitar a assinatura do contrato;
    • Obs: É necessário antes de iniciar o Onboarding, o cliente ter assinado o contrato de prestação de serviços contábeis;
    • Obs: Ficar atento ao prazo de obrigações acessórias após a constituição do CNPJ, principalmente a adesão do Simples Nacional, quanto for o caso;
    • Salvar o contrato assinado na pasta do financeiro;
    • Fazer cadastro e parametrização inicial do cliente no Software Financeiro do escritório;
  3. Responsável da Legalização:
    • Realizar um alinhamento inicial com o setor Comercial;
    • Buscar entender o cenário previamente do cliente como forma de tributação, particularidades, CNPJ, endereço, etc;
    • Obs: Essa etapa é essencial para identificar o perfil que será parametrizado a empresa (Comércio, serviço, indústria, lucro real, presumido, etc), e para que o setor de Legalização possa providenciar pequenos brindes para o cliente;
    • Enviar E-mail de Boas-Vindas para o cliente;
    • Realizar uma breve apresentação do Setor de Legalização, como objetivos e o responsável;
    • Obs: Caso o escritório não tenha um setor de Sucesso do Cliente ou um setor específico para isso;
    • Enviar uma relação de documentos que o cliente já precisa providenciar para iniciar a parte “burocrática”;
    • Fichas de empregados e médias da Folha de Pagamento;
    • Arquivos SPEDs dos meses anteriores;
    • Saldos de impostos;
    • Inventário com códigos de produtos, caso possua;
    • Obs: Nessa etapa deve-se dar algumas facilidades para o cliente, bem como: Caso seja um documento que geralmente o cliente tenha dificuldade, providenciar manuais ou vídeos explicativos de como ele consegue essa documentação, ou então, pedir algum acesso ao cliente para extrair esses relatórios;
    • Estudar a Empresa e avaliar necessidade de contratação interna (colaboradores para o escritório);
    • Obs: Após isso, internamente a equipe responsável precisará realizar um estudo breve sobre a empresa;
    • Que obrigações acessórias essa empresa tem;
    • Se possui benefícios fiscais;
    • Essa empresa terá contabilidade feita todo mês? Contratou esse serviço?;
    • Se possui produtos, tem produtos monofásicos?;
    • Analisar se precisará contratar mais pessoas para o escritório para conseguir atender essa empresa;
    • Definir colaboradores responsáveis de cada setor pela empresa;
    • Enviar um E-mail para a equipe interna informando sobre a entrada de um novo cliente;
    • Inserir quem serão os responsáveis dos setores operacionais por atender o cliente;
    • Criar uma pasta no servidor para o cliente;
    • Providenciar também um cadastro de uma pasta para o cliente em um Drive online;
    • Cadastrar o cliente no Software Contábil;
    • Fazer a parametrização inicial no Software Contábil segundo o perfil do cliente, segundo POP LEG-21 de “Parametrização Inicial do Software Contábil”;
    • Obs: É recomendado ter as empresas modelos estruturadas, e copiar a estrutura de configurações da empresa modelo;
    • Cadastrar o cliente no Software de processos e inserir as tarefas;
    • Cadastrar os contatos do cliente no Software de Comunicação;
    • Avaliar necessidade de executar os processos legais;
    • Procuração Física para Órgãos Públicos;
    • Enviar DBE de Alteração de Contador;
    • Excluir procuração de contadores antigos;
    • Solicitar senha de acesso ao portal da prefeitura;
    • Realizar solicitação de emissão de NFE ou NFSE;
    • Realizar a Reunião de Onboarding com o cliente;
    • Elaborar Apresentação Institucional;
    • Coletar logomarca do cliente e personalizar a apresentação;
    • Entender o principal motivo deles escolherem esta contabilidade para prestar os serviços;
    • Entender a principal dor, se é organização financeira, resultados, processos etc;
    • Obs: Perguntar o que seria considerado sucesso por ele com 6 meses de prestação de serviços contábeis, e depois com 1 ano;
    • Apresentar como o escritório trabalha;
    • Apresentar as ferramentas que o cliente irá utilizar;
    • Informar como o cliente irá enviar documentos para o escritório e os respectivos prazos;
    • Informar como o cliente receberá esses documentos;
    • Informar quais são os documentos necessários;
    • Verificar se o cliente possui Software Financeiro e se precisa de auxílio nessa parte;
    • Caso o cliente precise de auxílio: Oferecer serviço de BPO Financeiro;
    • Analisar a integração do Software Financeiro dele com o Software Contábil;
    • Caso haja integração: Fazer a configuração para Integração com o Software Contábil;
    • Caso não haja integração: Sugerir um Software parceiro que faça essa integração;
    • Verificar se o cliente possui certificado digital A1;
    • Caso sim: Coletar arquivo do Certificado Digital;
    • Caso não: Oferecer serviço junto com o serviço contábil;
    • Assinar alguma procuração, caso necessário;
    • Enviar ATA da Reunião de Onboarding para o cliente através do Software de Comunicação;
    • Providenciar Treinamento do Cliente das plataformas indicadas, segundo POP LEG-20 de “Treinamento de Sistemas com Novos Clientes”;
    • Analisar viabilidade de compartilhar uma pasta Online com o cliente;
    • Coletar acesso ao Software Financeiro do cliente, caso não realize o serviço de BPO Financeiro;
    • Registrar senhas e acessos coletados do cliente na pasta;
Faltam 5 passos, com as condicionais e o registro de conclusão.

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